Työmaapäiväkirja käytännössä

Sovi ensin, kuka kirjaa ja milloin.

Päiväkirja toimii, kun sen tekeminen kuuluu jonkun työpäivään. Nimetkää työmaalle vastuuhenkilö ja varahenkilö. Sopikaa, päivitetäänkö merkintä työn aikana vai päivän päätteeksi. Lyhyt, säännöllinen kirjaus on hyödyllisempi kuin pitkä muistelma viikon lopussa.

Kirjaa tapahtuma niin, että sen ymmärtää myöhemmin.

Merkitse päivä, työmaan kohde ja työn vaihe. Kuvaa tehdyt työt konkreettisesti: mikä tila tai alue, mitä tehtiin ja mihin vaiheeseen jäätiin. Esimerkiksi ”A-portaan 2. kerroksen käytävän seinien ensimmäinen maalaus valmis” kertoo enemmän kuin ”maalattu”.

Erota havainto, päätös ja seuraava tehtävä.

Työmaalla voi tulla vastaan puuttuva materiaali, epäselvä suunnitelma tai asiakkaan muutostoive. Kirjaa, mitä havaittiin, kenen kanssa asiasta keskusteltiin ja mitä sovittiin seuraavaksi. Jos päätöstä ei ole tehty, merkitse asia avoimeksi ja nimeä henkilö, joka selvittää sen.

Liitä kuvaan lyhyt selite.

Pelkkä kuva voi olla myöhemmin vaikea sijoittaa oikeaan työvaiheeseen. Kirjoita kohde, tila ja kuvassa näkyvä asia. Esimerkiksi ennen peittämistä otettu kuva on helpompi löytää, kun se on nimetty ja liitetty työmaan oikeaan yhteyteen. Huolehdi myös siitä, ettei kuviin tallennu tarpeettomia henkilötietoja.

Tarkista avoimet asiat yhteisessä rytmissä.

Päiväkirjan arvo kasvaa, kun sitä myös luetaan. Käykää työnjohdon kanssa läpi avoimet muutokset, odottavat vastaukset ja seuraavan viikon työt. Merkitkää, kun asia on ratkaistu. Näin päiväkirja tukee työn etenemistä eikä jää arkistoksi.

Yksinkertainen malli päivän merkinnälle

Päivämäärä ja työvaihe
Tänään tehdyt työt ja valmius
Havaitut poikkeamat ja niiden vaikutukset
Sovitut muutokset: kenen kanssa ja mitä
Avoimet asiat, vastuuhenkilö ja seuraava askel
Kuvat ja tarvittavat dokumentit

Sovita malli työmaan käytäntöihin ja sopimuksessa sovittuihin dokumentointivaatimuksiin.

Miten Hanska auttaa?

Hanskassa päiväkirja, kuvat ja dokumentit löytyvät projektin yhteydestä. Tehtävät ja vastuuhenkilöt täydentävät kokonaisuutta. Yhteinen kirjaustapa on silti yrityksen päätös: ohjelmisto tarjoaa tiedolle paikan, tiimi tekee siitä käyttökelpoista.