Työtuntien kirjaaminen työmaalla

Sopikaa yksi tapa kirjata.

Työntekijän ei pitäisi arvailla, mihin tunnit kuuluvat tai milloin ne pitää toimittaa. Sopikaa yhteinen työkalu, kirjaamisen ajankohta ja tarvittavat tiedot. Käykää sama käytäntö läpi myös uusien työntekijöiden kanssa.

Kirjaa silloin, kun työ on vielä muistissa.

Työpäivän aikana tai sen lopussa tehty merkintä on yleensä helpompi kohdistaa kuin perjantaina muisteltu maanantai. Jos työpäivään kuuluu useita kohteita, kirjaa siirtyminen riittävän lähellä tapahtumaa. Valitse käytäntö, jota tiimi pystyy oikeasti noudattamaan.

Kohdista tunnit oikeaan työhön.

Pelkkä tuntimäärä ei kerro, mihin aika kului. Valitse oikea työmaa ja lisää yrityksen käytännön mukainen tehtävä tai selite. Sopikaa erikseen, miten matkat, tauot ja muut tilanteet käsitellään. Käytäntöjen tulee vastata yrityksen sovellettavia sopimuksia ja velvoitteita.

Nimeä tarkistaja ja tarkistuspäivä.

Hyväksyntäjonon läpikäynti tarvitsee kalenterista oman paikkansa. Kun sama henkilö tai sovittu varahenkilö tarkistaa tunnit säännöllisesti, epäselviin merkintöihin voidaan palata ajoissa. Tarkistuksen tarkoitus on saada tieto oikein, ei jättää työntekijää arvaamaan.

Tee korjaamisesta ymmärrettävää.

Virheitä tapahtuu. Sopikaa, kenelle niistä ilmoitetaan ja miten korjaus tehdään. Säilytä selitys olennaisesta muutoksesta, jotta tieto ei muutu jälkikäteen epäselväksi. Kerro työntekijälle, jos kirjaus vaatii tarkennusta.

Viikon kevyt tarkistuslista

Ovatko kaikki työpäivät mukana?
Onko työmaa tai tehtävä valittu oikein?
Onko puuttuvat selitteet täydennetty?
Onko poikkeamat selvitetty työntekijän kanssa?
Onko kirjaukset tarkistettu ennen jatkokäsittelyä?

Miten Hanska auttaa?

Hanska kokoaa tuntikirjaukset ja niiden hyväksynnän samaan kokonaisuuteen. Työaikakello tukee kirjaamista, ja odottavat tunnit nousevat esiin tarkistettaviksi. Palkanlaskentaan liittyvä jatkoprosessi sovitaan erikseen yrityksen käytäntöjen mukaan.

Toimiva tuntikirjaus työmaalla